1. Dataansvarlig

Halberg A/S er dataansvarlig.

Halberg A/S’ kontaktoplysninger er:

Porthusvej 100
DK-5700 Svendborg
Telefon: +45 63 225 200
Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. 

Persondataansvarlig: HR-afdelingen

Tlf. (+45) 63 22 52 05

Halberg A/S håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

Halberg A/S indgår aftale med kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige produkter og serviceydelser.

Når en kunde, bestiller og køber én eller flere af Halberg A/S’ serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Halberg A/S, giver denne samtidig sit samtykke til, at kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Halberg A/S.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Halberg A/S afgiver til Halberg A/S i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Halberg A/S.
 

2. Halberg A/S’ indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Halberg A/S på følgende vis:

  • Når en kunde – eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Halberg A/S’ serviceydelser, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Halberg A/S
  • Fra B2B marked
  • Gennem browser cookies og web beacons
  • I forbindelse med brug af Halberg A/S’ digitale ydelser
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre
  • Når leverandører indgår aftaler med Halberg A/S eller afgiver tilbud til Halberg A/S

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

3. Oplysninger som Halberg A/S indsamler

Halberg A/S indsamler følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke- personfølsomme personoplysninger
  • Demografiske oplysninger
  • Købshistorik herunder også brugen af Halberg A/S’ app og/eller andre digitale serviceydelser
  • Oplysninger fra Halberg A/S’ sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Halberg A/S
  • Browserinformationer
  • Oplysninger om kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner
  • Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts

En kunde eller leverandør kan, frivilligt og efter eget valg, give Halberg A/S yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Halberg A/S’ betjening/servicering af kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Halberg A/S dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Halberg A/S modtager direkte fra kunder/leverandører, vil Halberg A/S i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Halberg A/S har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende kunder/leverandører om Halberg A/S’ vilkår og betingelser samt Halberg A/S’ persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

4. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Halberg A/S indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med kunder/leverandører om levering af serviceydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Halberg A/S indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

  • Behandling af og køb af Halberg A/S’ serviceydelser
  • Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser
  • Kontakt til kunden
  • Opfyldelse af kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser
  • Forbedring og udvikling af Halberg A/S’ serviceydelser
  • Tilpasning af Halberg A/S’ markedsføring og kommunikation
  • Administration af kunders/leverandørers relation til Halberg A/S
  • Opfyldelse af lovkrav

5. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen

Halberg A/S vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Halberg A/S, som du som en kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Halberg A/S behandle personoplysninger i forbindelse med afvikling af møder, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Halberg A/S’ behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Halberg A/S forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser og analyse af generel kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Halberg A/S og kvaliteten af Halberg A/S’ serviceydelser.

Hvis en kunde i forbindelse med dennes besøg hos Halberg A/S oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Halberg A/S alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til kundens personlige præferencer, helbred etc.

I nogle situationer modtager Halberg A/S personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende kunder/leverandører om Halberg A/S’ vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

6. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/leverandører) forskellige rettigheder:

  • En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Halberg A/S behandler om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Halberg A/S har om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Halberg A/S har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes eller anonymiseres alle de oplysninger, som Halberg A/S ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Halberg A/S ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Halberg A/S har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Halberg A/S. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Halberg A/S er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelse af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Halberg A/S om at få en oversigt over de personoplysninger om den registrerede, som Halberg A/S er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Halberg A/S, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Halberg A/S.

Skriftlig anmodning sendes til Halberg A/S, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

Halberg A/S vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning, sende oversigten til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Halberg A/S vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Halberg A/S vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Halberg A/S tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

7. Sikkerhed og deling af personoplysninger

Halberg A/S beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Halberg A/S, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil.

Halberg A/S sikrer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Halberg A/S underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Halberg A/S’ sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Halberg A/S benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger etc. Halberg A/S indgår løbende databehandleraftaler med alle Halberg A/S’ leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme kunders/leverandørers behov, deler Halberg A/S udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller mv., eksempelvis ved afholdelse af arrangementer, der kræver eksterne samarbejdspartnere.

Halberg A/S deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er, at kunne give kunden den bedste betjening og service, uanset hvilken afdeling i Halberg- koncernen kunden benytter sig af.

Halberg A/S er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Halberg A/S sletter personoplysninger, når Halberg A/S’ lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Følsomme personoplysninger gemmes ikke. Almindelige personoplysninger slettes dog senest fem år efter senest registrerede kontakt.

8. Cookies

Halberg A/S anvender cookies. Yderligere oplysning om Halberg A/S’ cookiepolitik kan indhentes her.

9. Klage

Klage over Halberg A/S’ behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.